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Quais os documentos trabalhistas que deverão obrigatoriamente ser afixados pela empresa em local visível

Os documentos que sejam do interesse de empregados, da fiscalização, ou da Previdência Social deverão obrigatoriamente ser afixados pela empresa em local visível e com livre acesso.

Permite-se assim, o acesso de empregados e da fiscalização ao inteiro teor dos mesmos.

Segue abaixo, o rol dos documentos de afixação obrigatória:

  • Quadro de horário de trabalho;
  • Quadro de horário de trabalho para empregados menores;
  • Acordos Coletivos;
  • Escala de revezamento;
  • Guia da Previdência Social (GPS).

QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO

O horário do trabalho deverá constar em quadro, devidamente organizado e em consonância com o modelo expedido pelo Ministério do Trabalho, devendo ainda ser afixado em lugar visível.

Caso o horário dos empregados de uma mesma seção seja diferente, deve existir um quadro discriminativo, com todas as informações necessárias e especificadas, caso a caso.

Deverá ocorrer a anotação de eventuais acordos ou convenções coletivas celebradas quanto ao horário de trabalho, mantendo a transparência e não deixando quaisquer dúvidas acerca dos horários aplicados.

Empresas que tenham mais de dez empregados, obrigatoriamente deverão realizar a anotação dos horários de entrada e saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Nestes casos, a utilização do quadro de horários passa a ser opcional, desde que contenham a hora de entrada e de saída, e ainda a pré-assinalação do período de repouso e alimentação.

Ressaltamos que, na aplicação desta hipótese, a documentação deverá estar sempre a disposição de eventuais fiscalizações.

As informações supra, possuem embasamento no artigo 74 da CLT:

“Artigo 74: O horário do trabalho constará de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo Ministro do Trabalho, Indústria e Comércio, e afixado em lugar bem visível. Esse quadro será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma.

§ 1º – O horário de trabalho será anotado em registro de empregados com a indicação de acordos ou contratos coletivos porventura celebrados.

§ 2º – Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.

§ 3º – Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará, explicitamente, de ficha ou papeleta em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o § 1º deste artigo.”

Há um modelo de quadro de horário, elaborado de acordo com a Portaria MTB nº 576/41, conforme segue:

Portaria Ministerial nº SCm-576, de 06/01/ 1941.

O Ministro de Estado:

Resolve mandar que seja adotado, em observância do art. 18 do Decreto-lei n° 2.308, de 13 de junho de 1940, o modelo que a esta acompanha, para o horário de trabalho em quaisquer atividades privadas, salvo naquelas subordinadas a regime especial declarado em lei.

Também merecendo destaque, a legislação encontrada nos artigos 13 e 14 da Portaria n° 3.626/1991 do Ministério do Trabalho:

Artigo 13: A empresa que adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário de trabalho, contendo a hora da entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou alimentação, fica dispensada do uso de quadro de horário (artigo 74 da CLT).

Parágrafo único: Quando a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará também de ficha, papeleta ou registro do ponto, que ficará em poder do empregado.

Artigo 14: Permanece como modelo único do quadro de horário de trabalho o aprovado pela Portaria MTB n° 576/41.

O artigo 51 da Lei Complementar n° 123/2006, dispensa micro e pequenas empresas de utilizarem o quadro de horários.

O artigo 225, incisos V e VI, do Decreto n° 3.048/99, traz que as empresas obrigatoriamente devem encaminhar ao sindicato de sua categoria profissional com o maior número de funcionários, cópia da GPS (Guia da Previdência Social), até o dia 10 de cada mês, seguindo os moldes legais.

QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO PARA EMPREGADOS MENORES

No que se refere a empregados menores (14 a 18 anos), a empresa deverá relacioná-los em um quadro de horário especial, chamado Quadro de Horário de Trabalho de Menores.

ACORDOS COLETIVOS

Caso a empresa conceda férias coletivas, o aviso das referidas férias, deverá ser afixado com no mínimo 15 dias de antecedência de seu início, contendo a informação da data de começo e término, além das áreas da empresa que irão se enquadrar no referido acordo.

Além disso, cópia autenticada da convenção/acordo, inclusive o de compensação de horas de menor, deverá ser afixado na empresa, permitindo que todos os empregados tenham acesso ao seu conteúdo, conforme demanda o artigo 139, §§ 2º e 3º da CLT.

ESCALA DE REVEZAMENTO

A empresa poderá adotar modelo de quadro de escala de revezamento, uma vez que não existe na legislação a regulamentação ou obrigatoriedade de que seja utilizado um determinado leiaute de documento. Porém, frise-se que esta escala será de caráter obrigatório, nos casos onde exista o serviço aos domingos e feriados, com exceção para elencos teatrais.

As escalas de revezamento deverão ser organizadas mensalmente para os homens, e quinzenalmente para as mulheres, (conforme determinam os artigos 67 e 386 da CLT), salientando que estas também deverão ser sempre afixadas em local visível.

GUIA DE PREVIDÊNCIA SOCIAL

Conforme o artigo 225, VI, do Decreto n° 3.048/1999, é obrigatório que as empresas fixem cópias da Guia da Previdência Social (GPS), referente à competência anterior, pelo período de um mês no quadro de horário tratado no artigo 74 da CLT.

CENTRALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Empresas que possuam mais de um estabelecimento podem optar pela centralização dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho. Porém, tal possibilidade não pode ser aplicada no que se refere ao registro dos empregados, ao controle de horário de trabalho, bem como ao Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão sempre permanecer no local onde ocorra a prestação de serviços, ou seja, especificamente em cada estabelecimento.

Caso os documentos se encontrem centralizados, o fiscal poderá conceder a empresa prazo de 02 a 08 dias para que estes sejam apresentados, conforme dispõe artigo 3º, § 1º, da Portaria MTE n° 3.626/91.