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Os benefícios da informatização de uma pequena empresa

Quando o gestor de uma pequena empresa pensa em informatizá-la, logo vem à mente o computador. É óbvio que o computador é um elemento importante nesse processo, mas deveria ser o último componente a ser especificado e comprado.

Por quê? Porque o mais importante é a “inteligência” da qual o computador deve ser o portador.

E essa inteligência é representada pelos programas para computador, mais conhecidos por software.

Hoje, o software nos cerca de tudo quanto é lado: no elevador, nos carros, no telefone celular, nas centrais telefônicas, nos caixas eletrônicos dos bancos, em procedimentos médico-hospitalares e, claro, também nos computadores das empresas e das repartições públicas.

E o que o software pode fazer por nós ou para nós?

Em tudo o que pudermos imaginar em termos de precisão e agilização, o software certamente pode ser útil.

E para as empresas?

Existem várias categorias de software. Citando algumas:

  • software de automação de escritório: compreende processadores de textos (para redigir cartas, contratos, etc.), planilhas eletrônicas (normalmente usadas para processar cálculos), gerenciadores de e-mail, de confecção de slides para apresentações, etc;
  • softwares de gestão: responsáveis pelo controle e gerenciamento das operações desde um departamento específico até pelo processamento integrado das infomações de todas as áreas da empresa.

E há necessidade da empresa pagar pelos softwares que ela usa?

Existem softwares livres, também chamados de open source e os softwares licenciados mediante um pagamento ao produtor e/ou distribuidor do software. A utilização dos softwares pagos, requer o devido pagamento para obter-se o licenciamento legal. A cópia não autorizada é um ato ilegal e o dono da empresa usuária de cópia ilegal pode sofrer sérias sanções penais, além de não ter direito ao suporte técnico, caso necessite de algum apoio do fabricante ou respectivo representante local.

E qual a diferença entre o software pago e o software livre?

Quem utiliza um software livre, não terá muito a quem recorrer quando encontrar um problema com o software. Já o software pago presta diversas modalidades de atendimento e costuma oferecer alguma garantia a seus usuários.

E, afinal, que benefício, de forma geral, o software oferece às empresas?

  • antes de mais nada, sugere e induz a uma organização maior nos processos da empresa. Isto por si só já pode representar um ganho;
  • agiliza os processos;
  • facilita o arquivamento e a recuperação das informações;
  • permite fornecer de maneira rápida as informações fiscais que o governo exige;
  • os softwares de gestão empresarial integrados, também conhecidos por ERP, levam a uma integração entre os setores, de forma a compartilharem todos das mesmas informações;
  • naturalmente vai armazenando um histórico de dados que, se bem aproveitados, podem virar um acervo importante de consultas futuras, servindo de base para planejamentos e análise de indicadores.

Portanto, o software, seja ele usado em um computador de mesa (PC desktop), notebook ou smartphone, livre ou pago, pode e deve ser tratado não só como um elemento necessário para atender exigências legais, mas também para ser um aliado do gestor de uma empresa ou do profissional liberal. Certamente exige algum tempo para o usuário aprender a usá-lo, mas vale a pena conhecer e explorar bem todas as suas funcionalidades, que dia após dia tendem a ficar mais amigáveis, e certamente trarão inúmeros benefícios, que poderíamos exemplificar assim, segundo a categoria do software:

  • automação de escritório: agilizam a confecção e o compartilhamento de documentos;
  • softwares de gestão: uniformizam os processos e respectivas informações, viabilizam controles seguros, além de gerar um acervo histórico importante em seus bancos de dados;
  • CRM: oferecem funcionalidades de autoatendimento aos clientes, registram o relacionamento com os meses e, ainda, proporcionam ao gestor informações sobre os custos e ganhos com cada cliente;
  • BI (Business Intelligence): utilizam dados armazenados por qualquer dos softwares anteriormente citados e oferecem instrumentos dinâmicos e ágeis para o gestor entender o que aconteceu, comparar com o que deveria ter acontecido ou, ainda, observar tendências (o que está por acontecer).